早上3小時完成一天工作

這本書原文是日文,根據我多年閱書體會,國內出版社很喜歡翻譯日本作者寫有關時間管理跟大腦活化術的書,想必日文書裡有很多這方面的寶可以挖,礙於自己語言能力所以無法第一手閱讀這些作者的想法,期許自己有朝一日可以看懂日文字再來與朋友們共享原汁原味。

這本書我第一次閱讀是約在2009年,如今改版過一次可見書市場評價還可以,我自己也是偶爾就拿出來翻閱一下複習。這本書的中文全名是《早上3小時完成一天工作:60種超簡單時間管理技巧》,不過看到「3小時完成一天工作」可別認真了,我認為沒那麼好的事,而且就算你3小時真的完成原本要花一天的工作,老闆也會繼續給你明天跟後天的工作吧。不過從日文原文書名《200%フル活用!頭のいい「時間」術》來解讀,原意應該是《充份活用200%的聰明時間管理術》,也就是說這本書要讓你提升至少兩倍的工作效率,這樣想想就合理多。

書內容總共分成四大部份,從這四部份角度來看,整本書重點就是這四個:目標設定 → 活用時間 → 效率提升 → 自我成長。如果沒時間看接下來筆記內容的就先好好思考這四個時間管理的重點:

早上3小時完成一天工作

筆記整理:

第一部 以「最短時間」達成目標的祕訣

時間不是只等於金錢,金錢沒了再賺就有,但是時間可沒辦法「賺」回來。所以,時間也是「生命」。你多節省一小時,你就等於比別人多活一小時的性命,重要吧!作者在這部份說明透過目標設定,可以減少做事時不會因為沒有方向而浪費時間,同時間也可以因短中長期方向明確,而減少工作上的壓力跟生活徬徨感。假設你知道三年、五年後要做的事及自己會「變成」的樣子,壓力跟無助感自然會減少。

在制定目標時,將目標定的具體性、設定期限、記錄(追縱)才有用。這就是一般「願望」與「目標」不同之處,人們常會有很多願望,但如果沒有經目標化的確定,就只會是個空談。有計畫的目標,當達成時所擁有的成就感及所帶來的快樂也就更能幫助你往上成長。當然,計畫不可能都可以達成,俗話說:計畫趕不上變化,變化趕不上老闆的一句話,所以作者建議還要有個備份計畫;例如想三年內存100萬,備份目標就是三年內存到60萬,讓達到目標的熱忱、衝勁繼續下去。

重點行動:

  • 目標訂定要具備三項:具體性、設定期限、記錄下來。
  • 目標訂定時可同時有個備份目標。
  • 分清楚「願望」與「目標」是不同的東西。

不過訂出了目標計畫後,不能只是歸檔放在旁邊好看。之後還要常常檢視紀錄目標的記事本,定期的確認目標,達到「目計實追」,即目標→計畫→實行→追縱。

制定計畫時也要把握三個原素:整體展望,優先順序,記憶備忘。整體展望的用意是不要讓自己只看到眼前認為「重要」的事。要讓自己能掌控自己的工作職掌、範圍、應做之事,而不是嗐忙或忙到不該忙的事。記憶備忘則是可以幫助你不用費心去想待會要做什麼,作者強調,當你的腦袋愈無雜事,就愈能發揮創意。除此之外,這些事項通常也是沒寫下來就會忘得一乾二淨,所以當下記錄很重要。另外透過備忘可以將一時想到的一些靈感或待處理事項記下來,同時也可以將無關優先緊要的東西記錄下來之後再回頭查閱。

重點行動:

  • 準備一本小備忘本(可放在口袋):記錄無關緊要或靈光一現的事項。
  • 目標要被持續追縱。
  • 每個週期的計畫都要在當週期之前即開始規劃。
  • 善用「六個重要事項」的技巧,睡前把明天最優先要做的六個重要事項列出來,明早就專心做那六件事。

早上3小時完成一天工作

第二部 成功者懂得「活用時間」

「沒時間了,該怎麼辦?」是一個常脫口而出的口頭詞。如果以更積極的態度來看,「用什麼法子可以創造出更多的時間」將會對自己潛意識、思考上很大的轉變。

作者提到,清晨時間與週未時間都是很重要可利用的,我估且稱為關鍵時間的隱藏版!富朋友平時自己就有這樣的習慣,善用每天的清晨或週未將是長期讓你跟競爭者拉開差距的關鍵。不見得要將隱藏版時間都利用在成長、工作上,只要能夠將此時間「有目的且有計劃性的運用」即可。好比學習理財、投資或學習外語,每天利用出門前的30分鐘持續照進度學習,一年下來就會發現自己成長令人驚訝。

重點行動:

  • 說「沒時間」→ 消極態度。 「想法子創造更多時間」 →積極態度。
  • 「有目的且計畫性」的運用隱藏版關鍵時間。
  • 每天早上運用出門前的空檔持續學習。

作者有提出一個觀念:計畫與時間表的不同。計畫是你自己策劃所決定的,但是時間表是你不可決定的:如會議、上課或學校的功課表。而已經被決定好的時間可稱為「預約時間」,其它的時間就是你「可用時間」。活用時間最重要的就是在可用時間出現時,可依計畫去有效率的應用。平時應該用筆記依優先順序寫下你要執行的目標、事項,當一有空的時間時,第一個就要將這個時間用在–為了達成目標的第一順位事項。

第三部 用同樣達成兩倍的事

這部份我認為是學習「時間增加術」。作者在這部份提到有趣的「錄音機理論」,意思是平時就多查閱自己的目標筆記本去刺激大腦朝目標前進,讓自己的大腦把這目標像錄音機一樣錄起來。這部份可以突顯目標的重要性,不知你有沒有類似的經驗,當你在腦中設定長期目標後,只要這個目標一直被你在腦中不斷提醒,一段時間回顧就會發現你手中做的許多事都自然的跟那件目標有關聯,富朋友自己就有好幾次的體驗,好像半夜有小精靈起來幫你完成事情一樣,所以也漸漸養成將重要目標不斷提醒自己的習慣。

而在處理事情方面,作者認為要把事情分類成:要「專心做的事」跟「可分心而同時做的事」(作者調查人最多同時做十項事情。)較困難或是不熟悉的事要一時一事(一個時間做一件事);熟悉、習慣的事則可同時多項進行。(你可以想像開車時都還跟旁人聊天,因為開車已經是一件很習慣的事。)不過以富朋友自己而來說,建議朋友大部份手中的事都應該是一時一事的重要事,這樣才會讓自己的工作產值提值。

重點行動:

  • 時時檢閱備忘錄。
  • 要常跟自己(大腦)傳輸能達成目標之事。
  • 睡前是讓記憶聯結變強的時候,在不打擾自己睡眠情況下,可利用睡前複習事情,當人在睡眠時大腦就會自動整理。

愈是耗時的工作愈要早處理。簡單來說,你在當下愈不想做的事,就愈可能是重要優先要做的事,要愈早處理。這部份我在《想成功,先吃了那隻青蛙》心得整理又可詳細的說明。

第四部 善用多出時間讓人生更充實順利

我們都知道,想要累積財富的最初基本概念就是開源節流,而開源代表的可以是透過副業來增加收入,或是在本業求升遷加薪,而這兩項都是需要增加自己競爭力才行,所以這是我除了理財同時也注重時間管理的用意之一,因為希望在有限的時間資源內,增加自己更多的產能,也就增加自己更多的收入,然後就有更多的錢可以去理財投資。

作者在這部份也點出要自我約束主動去學習當下對自己最有幫助的事。作者認為人重要的事就是「把握當下」,所以不要把重要的事情浪費在太無聊無助的事情上(比如說:無益的電視節目…)

總結:

我們來複習一下四部份的重點:

設定目標,自動導航:有了目標你這艘大船才知道要去哪裡,透過時時回想目標,讓自己的大腦、身體在潛意下都會朝目標前進。

活用時間,集點成線:在主要工作與下一個主要工作之間常有許多鎖碎時間,或是平日起床到上班出門前也有一些空檔,懂得利用這些小時間,集成起來也是一條很長的時間資源,無形中一天就比別人有更多的時間可利用。

善用工具,提升效率:隨身攜帶一本小記事本(或手機記事)可以快速的檢視自己目標,知道當下做什麼事情最有利。重要、不熟悉或困難的事記得要一時一事,一次只做一件;已經習慣或不重要的事可嘗試一時多事,一次同時多做幾做,也等於訓練自己大腦與手多工。

累積時間,自約成長:當時間管理有進步時,可用的時間就會增多。這時這些時間要拿來做什麼?當然是完成其他更有意義的事!比如多陪重要的家人,或是增加自己的工作競爭力,多出的時間可不是讓你去看更多沒幫助的電視節目,或是讓自己放縱玩樂。

富朋友Ending:人生只能走一回,時間花掉就全沒,若想未來有所為,當下努力才不侮。

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