自從第一個記帳本使用小技巧(一)分享到現在已經隔了2兩個月,因為發覺要把自己習慣快速記帳的方式整理出來真不容易,雖然間隔有些久不過還是會持續把能夠更有效使用記帳軟體的方法整理出來。今天要分享的是運用一個很簡單的Excel功能-快速複製與快速貼上鍵,就能讓使用記帳軟體的效率加快許多。

我知道許多人不習慣使用快速鍵,通常會知道快速鍵的都是電腦工作重度使用者(比如我就是,一直期待有天連快速鍵也可以省略直接用腦袋想就能做電腦工作),不過平時記下一些常用的快速鍵還真的很方便。而今天要搭配記帳軟體的方法就是使用快速複製鍵Ctrl + C與快速貼上鍵Ctrl + V。(平時大家說的 扛挫吸 扛挫V 就是指把資料複製貼上的意思)

我在電子記帳本中最常使用到快速複製貼上鍵的就是在固定支出欄,之前說過所謂固定支出就是每個月幾乎都一樣的支出,所以這邊用快速鍵就可以減少很多填寫的時間。在固定支出欄裡的金額與刷第幾帳信用卡欄都是可以直接複製之前的月份來貼上,日期欄也可以不過每個月繳固定支出的時間都不同所以就不適合直接複製過來。

(黃色區域都可以善用快速複製貼上,加速記帳填寫時間)

 

另一個我常使用快速複製、貼上的區域就是在電子記帳本右半邊的流水帳區。雖然流水帳區是每天一筆一筆記帳看似很麻煩(不過這就是流水帳的好處最直接也最仔細的記帳),但其實大部份人每天都有固定要記錄的帳目,比如說:早中晚餐;還有每星期、每個月也會有的銀行轉帳、每週固定去市場或大賣場採賣、加油,這時快速複製鍵就真的很方便。這邊舉一個我每個星期都會需要記帳的例子來說明:

幾乎每個星期我都會到大賣場購買生活必需品,購買的種類往往超過5種以上,比如有鮮奶、豆漿、麥片、零食或偶爾補充洗衣精、牙刷之類的,而我為了要追縱價格監視大賣場有沒有偷偷漲價所以我都把每個種類分開記錄下來,比如同樣是早餐的麥片跟鮮奶我就會記成兩筆,到了每月結算總帳時帳目也比較清楚。一整筆一起記錄一個消費金額很簡單,不過如果要分開記就要一筆一筆新增然後分別填上日期,並在下拉式選單中選擇不同清單品項再填上消費金額,感覺這樣顯得有些搞工,所以這時比較快的方法就是用快速複製、貼上。(這就是電子記帳的好處)

碰到一次要在流水帳區記錄多筆的帳時,我會先直接新增很多行空格(在設定區可以預設一次新增幾個空白列,我都設3),然後一次就把會重覆填上的項目給Ctrl+C、Ctrl+V;比如說日期一定是同一天購買,所以就先複製一個日期然後直接貼到別的項目;消費方式如果是信用卡,那麼我也只要選擇好一個之後其它就直接複製貼上。同樣地如果是外出回到家要一次把當日的帳補上,將日期及其它重覆項目(比如全部都是花現金)一起複製貼上也可增加記帳效率。其它類似的內容也可以用相同的方法複製貼上。

貼上後就完成一次填入多格內容(不用手動每筆去選消費方式)

 

用Excel電子記帳的好處就是可以利用Excel內建的功能來增加自己的記帳效率,同時也可以把帳目記錄的更加詳細。以上就是今天記帳本使用小技巧,希望能幫助你更有效率的使用記帳軟體,下次再跟大家分享其它使用記帳本的小技巧。

點我可以回顧所有的記帳本使用小技巧

(image via Tiger Pixel)

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