上篇文章分享到看完時間管理書的心得,今天就來繼續分享我自己本身如何拉高工作效率的撇步。

有時當我事情一多跟雜的時候,坐在辦公桌前往往會不知道要做什麼事。積極時會開始列出該做事情的清單,逃避時就會開始收收桌子,有時直接就來個大掃除。當整理完後心情似乎真的得到了一些滿足,只是再回到工作位置時會發現工作進度仍然在原點。幾次下來我發覺這樣不是辦法,總不能每天都打掃桌子吧?後來我找出一個能快速拉高自己工作效率的步驟,試了幾次後發覺真的很有效,每次都把自己從混亂中拉回工作軌道上。

艾爾文其實看過不少有關時間管理或是提升工作效率的書,像那種「一個早上把工作做完」或是「決戰1小時」等相關的書都看過,每本書都有不一樣的技巧、觀念,不過最後都離不開要讀者改善兩件事情:效率拖延,而這兩個就是一前一後拉著你的事。

每當工作項目又多又雜時效率就會降低,接著開始拖延做重要的事,該死的是接下來就會一環拖著一環的影響了你的整體工作,心情也愈來愈糟可是事情卻是愈積愈多,最後是什麼都要做但什麼都沒做。這時我就會採用這個很簡單的方法,而且經我自己經驗非常有效,這方法就是:

 

寫下你所做的事,然後把它變成一張清單。

 

聽起來很像是列工作清單這種每個人都知道的事,不過我要說的方法有些不同,我把「流程」倒了過來。一般列清單是做之前先一個一個列出來(先列→再做),而我的方法是邊做邊列清單(先做→再列)

首先你要拿出一張紙跟筆出來,隨便什麼空白紙都可以,可以是A4、B4、C4管它什麼Size方便就好,更不需要是精裝版筆記本,因為當你整理完後不會需要它。把這張紙還有筆放在你工作隨時可以拿出來寫的地方,通常我都放在滑鼠旁邊因為手一伸就可以寫。當你準備好紙筆要開始工作時,把握下面這個原則:

 

當下想做什麼就做什麼,不過在做之前先把它寫下來,做完之後馬上畫掉。

 

一開始因為你那張清單上面是空無一物什麼都沒有,所以你不需要照著清單去做事,也不需要決定什麼事情先做後做,反而要讓你的腦袋自己產生想要做的事。不管什麼事都可以,就算你是整理辦公桌或是去泡杯茶也可以把它寫下來,總之做了什麼事就寫下來,當做完之後就把這件事畫掉。

先將腦袋熱機

想到什麼就記錄下來然後馬上去做再畫掉,我把這樣的方法稱做「熱機」。電腦需要開機以及熱機才會跑得順,人的腦袋我覺得一樣也需要熱機,當你開始做第一件事時,你就是讓你的腦袋跟身體進入工作狀況;當你做完第一件事情之後就要做確認的動作,把那件事打勾、畫刪除線或是加星號都可以,個人比較喜歡畫線因為看起來就很爽。畫線這個動作會產生視覺上的行動觀感,套句《有錢人想的和你不一樣》裡說的:「要讓看不見的事情看得見」。

 

做完第一件事後馬上做第二件你想到要做的事。一樣先寫下它,完成它,標註確認

 

就這樣一件接著一件去做你腦袋中想到要做的事,先提醒你有可能當你在做一件事情時會想到另一件應該要做的事,此時就是趕快拿旁邊的紙把它寫下來然後繼續做正在做的事。當你做完時再回頭看你剛剛途中想到要做的事,然後與你當下腦袋中想到要做的事比較一下自己想先做那個(通常會選較容易解決的那一個),接著就去做那件事,做完畫掉,Check!

經過了幾個小時後,你的紙上應該已經有不少事情被畫線畫掉,此時跟一開始什麼事都沒做比起來,心中應該會有些小小的成就感,因為感覺自己做了不少事。我把這個過程稱做「清空」,把你心中想要做的事情都先倒出來做完,心裡也會比較踏實。不過問題來了,似乎有件事情怪怪的:

好像比較重要的事都被延到最後而且還沒做?

沒錯,因為剛剛出發點就是先從很多事情裡挑出你想做的事先做,通常這些事情也就是較容易一下就可以做完的事;這就好像打電玩要破關一樣,一開始總是遇到小肉咖敵人但後來遇到魔王時就卡關。不過別擔心目前這方法重點不是在檢討自己的工作效率,而是在「熱機」及「清空」。

當你做到腦袋中沒有事情想到要做時,這時你可以泡杯茶+翹腳,再把你手邊那張畫滿線的紙拿起來檢視一下,然後把還沒做的事情用筆標註起來。我的習慣是畫一個長方形圈起來,然後開始決定那個要先做就做它。這個時候因為是打魔王關面對較不容易的事所以你會發現整個工作速度漸緩下來,不過你也會發現你已經可以開始做這些原本比較不想做的事了,而且頭腦也比之前清楚的多。

照這樣方法一整天下來,你將完成不少事情,不管是大事、小事還是雜事,有完成事情心中就會比較踏實,下班時就把當天清單收起來,這張清單過幾天還會用到先還不用丟。接下來2~3天你每天都重覆這樣的方法,先熱機→清空小事→做較困難的事→下班把清單收起來,幾天後找個時間把這幾天的清單拿出來比對,比對時做一件事情:

 

把這幾天每天都會做到的大小事標註出來

 

我習慣用不同顏色的筆來標示出每天都要做的事。標示完後你要把這些事情再用一張紙寫下來,因為這是你每天都要做的事,而且可能很多都是小事、雜事(比如倒水、送文件、影印…等),列出來之後:

 

把這些小事排出能夠最有效率最快做完的順序

 

我把這段過程稱做「壓縮」,把一些常做的事有效率的壓縮、簡化,甚致你可以判斷其實有些事你跟本不需要每天做!你每天做的原因只是你心中想要有做事的踏實感。找到這些事可以最快做完的方法及排好順序後,每天就安排一段時間盡量集中把這些事情做完,也就是一口氣做完清空這個動作,然後其餘時間就拿去專心的做較重要的事,也因為你心中已經知道那些小事、雜事在特定的時間會被完成,心中已經有「完成這些小事」的感覺,所以你更可以專心的做手中重要的事。我習慣在每天早上開始工作時就把一些小事先集中做完,像早上打這篇文章之前我花了30分鐘把手中12件每天要做的小事做完畫線,一來可以讓我開始快速熱機,二來我整天也不用擔心那些小事而可以專心的吃掉我的青蛙打魔王關做最困難的事。有些事如果沒辦法早上做的,我會安排一個能做的時段然後把其它也可以集中做的事一起做完。

這種方法透過先熱機再清空心中的事,最終目的就是要讓你專心做最困難的事,而且因為你把小事都集中或有效率的先做完,你會多出更多的時間做真正有價值的事,提高你的工作效率與產值。如果當你手邊事情很多煩到不知道要先做什麼時,用這樣的方法也可以讓你快速脫離工作焦慮中,重新回到工作軌道。如果你現在找不到一個有效提升工作效率的方法,建議可試試這樣的方式,相信你也會提高不少工作效率!

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