紅包管理

紅包管理

一直以來我都有一個小小困擾,就是每當要包紅包時,都想知道過去包給類似群族的金額是多少錢,比如上次包給高中同學結婚是多少錢,那麼下次同班同學其他人結婚時就要拿來做參考,畢竟紅包文化在華人裡是人情的一種表視,為了禮尚往來做好人情,紅包金額就需要適當的管理。另一個需要管理紅包的原因,就是這一筆筆的紅包禮金長期累積下來也是一筆不小的開銷。

紅包,在華人世界裡是一種禮的表視,而且一生中需要包出紅包的機會還真不少,特別是出社會後領到第一份薪水後,就象徵著你正式轉大人開始要包紅包給其他人,「恭喜發財,紅包拿來」這句熱門話就換成別人對你說。印象中我開始第一份工作後就陸續包出紅包,大部份都是包給許多朋友的喜事,少部份是逢年過節應景,算算到現在也真包出不少金額。

不過最令我困擾的還是如何把過往的紅包金額做記錄管理,以前的習慣是收到喜帖後就把包的金額寫在卡片上面,有空的話就再把金額記錄在Excel裡。不過時間一久就顯麻煩,上次整理家時發現喜帖散亂一堆不知該如何處理。所以我就決定來個斷、捨、離的把它們裝箱收在家裡看不見的地方,然後金額與上面的資訊就用電子化的方式來管理。

紅包資訊有哪些需要記錄

我大致衡量一下,一個紅包需要留存的資訊大概是這些:包出去的日期、對象是誰、包的地點、金額、族群。所以這就是紅包管理器的主要記錄表:

記錄表每一欄位都可以利用Excel的篩選功能(就是列首小按鈕)來篩選。然後每一筆紅包記錄最後面都有一個檔案連結可以讓你將喜帖或其他書面資料電子化留存。(這功能我自己很喜歡!),如何使用後面會說明。

預設快速清單方便輸入

如果只是一個簡單的表格那就功能較陽春一些,所以一定要加一些使用起來更方便的功能。打開Excel下方「禮金記錄表」外會有另一個工作表「清單管理」,裡面可以預先輸入每個欄位的值(如果你用過記帳軟體,應該對這清單功能不陌生):

自動整理各類別前五大紅包金額

更方便的是管理器能自動幫你把過往所有包過的紅包,依照你選擇的類別而自動排序出來:

將舊喜帖、書面資料電子化

每一筆紅包記錄最後一欄有個檔案連結,只要你有輸入紅包對象的名字,後面就會自動產生一個連結檔。如果你在指定的路徑資料裡放了一個同名的JPG檔時,就可以直接在Excel中點選連結檔開啟該檔案。

舉例:

我記了一筆紅包包給的對象是「陳大富」,那麼我只要在指定的路徑資料裡放入「陳大富.jpg」檔,那麼在Excel裡點選陳大富的連結檔就會開啟這個JPG檔。

路徑資料夾的設定在工作表「清單管理」裡:

像我自己就會把資料夾路徑指定到電腦中雲端硬碟Dropbox某資料夾底下,之後只要我用手機照像存檔後,就可以直接同步到Dropbox裡。不習慣用雲端硬碟的朋友只要指定到電腦中習慣擺放的資料夾就行。

後記:

紅包管理器起初是為了自己方便而設計,在查詢網路後發現沒有人提供這方面的小工具,所以修改更完善後讓有需要的人也能使用。雖然內容簡單不過已經達到不錯的管理功能。如果朋友有什麼使用上的建議都可以來信或留言告訴我,讓這小工具愈用愈方便。

禮金管理器下載:Excel 2007、2010版本  、  Excel 2003版本

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