學習列清單,因為81%的富人都在做

商業周刊第1448期〈成功者的清單思考術〉我是受訪者之一,經由訪談機會我重新檢視自己的清單管理系統,除了雜誌報導的內容外,這邊我一同整理回顧清單工具的心得。

列清單真的有幫助嗎?我想許多人都很好奇,至少在我還沒有培養列清單習慣前是抱著這樣的疑慮。雖然以經驗來說,很多成功者都分享過清單確實有幫助,此外根據《Rich Habits》作者Tom Corley的長期統計,81%較富有的客戶會定期維持工作清單,而在不富有的客戶群中,只有19%的人回答有這習慣。然而如果你真的開始實踐後,會發現列清單經常是頭幾天有幫助,但要培養成每天列清單習慣還真是不容易。

不過經過我「好幾年」刻意練習結果,列清單的成果真的比想像中還好。

為什麼會強調好幾年?因為列清單在剛開始能很快提升一個人的工作效率,但隨著一天一天過去,主管依舊塞給你各種看似緊急但不一定重要的事情後,多數人就會被打回原本的工作模式,發現其實少了清單似乎工作還是順利完成,每天還是正常的過下去,那何必多費工夫列清單。

這就是為何我註明要「好幾年」,原因就是擁有列清單習慣的效益,並無法在幾天、幾月之後就反應在你的財富、職位、生活這些一般代表成功的指標上。

然而關鍵也就在這裡了,因為一旦成功的人把差距拉出來後,要趕上也就需要更費力氣。所以列清單是真的有幫助,請繼續看下去。

我常用的清單系統

對於清單的種類我試過很多種,底下幾個是我目前覺得幫助我最大,也適合每個人馬上運用,其中有些是我自己改良後的清單方式。

  • 每日成功清單。
  • 年度目標清單(我稱它為3W清單)。
  • 年度不該做的清單。
  • 長期(財務)目標清單。
  • 價值觀清單。

成功清單(to-do-list,success list)

成功清單就是大家認知的每日工作清單,或是英文to-do-list。之所以用成功清單來形容,是因為依直覺去列每日工作清單只會讓你想把清單塞滿,卻沒有注意寫在上面的事情是否真的對追求成長有幫助。因此藉由「成功清單」這名字來提醒自己,列在上面的事情可不能是雜事,而是要對成功有幫助的事。

如果你用得好的話,to-do-list 的好處在於讓人專注在做最重要的事情上,而且需要的工具就只有一張紙跟筆就能完成。加上每做完一項就可以豪爽地刪掉它,所獲得的成就感是清單中最快速的。不過就是因為它很簡單,所以其實有許多技巧可以再加上去讓清單系統發揮更大的效益,這方面我也一直更新自己的知識。

比如我最近就從《每天最重要的2小時》這本書學到新的列清單技巧,作者提到在清單上的事情除了依重要順序排列時,還要分辨那些事會消耗最多的專注力,要將最考驗腦力、意志力的事情放在一天中最前面,也盡可能不要緊接著做兩件都是需要專注能力的事情,要先讓大腦有休息的空間,事情做起來的成效才會高。

年度目標清單

年度目標清單就是 to-do-list 的放大版,確保每年都朝著正確方向前進。如何設立年度目標的文章過去已寫過幾篇,最近一篇就分享到自己在用的3W系統

年度不該做的清單

相較於列年度想要做的目標,我發現列出不能做的事情目標更容易。想想看平時有什麼壞習慣是想要改掉的?比如工作時不要用通訊軟體聊天,睡前不能滑手機等,把這些事情寫下來也是很有幫助的事。底下是我今年不該做的清單:

  • 不要一早起來就收Email。
  • 一週看電視時間不能超過閱讀的時間。
  • 不要睡前看手機。
  • 不要為無法掌控的事情感到困擾。
  • 不要失去對事物的熱情。
  • 不要輕易說出「我都知道」。

長期目標清單

我的長期目標清單也包含財務夢想清單。比如財務自由就是之前我人生重要生核心清單之一,都會把這目標放在能經常提醒我自己的地方,電腦中也有專門整理如何達成這項目標的資料夾存放知識。很幸運地我如願達成,所以接下來這目標已經提高到另一個階段。至於這個新的財務目標是什麼就先不說了,原因我在稍後〈為什麼目標不用喊出來〉會解釋。

價值觀清單

這個清單是我在寫這篇文章才想到也很重要的。價值觀清單能幫助我成為自己想要變成的人。這個清單對我的幫助超乎當初設立時的想像,它現在仿佛是我的另一個心靈導師,隨時提醒我當下對某件事情的反應、判斷,是不是符合我心中想要的樣子,幫助我成為自己會喜歡的人。

為什麼目標不用喊出來

如果你曾經了解過設定目標的資訊,或許聽過設定好的目標還要做出公眾承諾才有效。基本上經過我的實踐與觀察,認為並不是經過說出來的方式就會真的提升目標成功率。

其中一個心理影響,就是壓力。

產生的壓力大略可分成兩種,一種是要鼓起勇氣說出心中想做事情的壓力,如果這件事並不是別人能輕易理解時,有時就會被潑冷水,說出來的成效可能就會打折。

第二種是逞強的壓力。你知道的,我們都有點那麼愛面子,不希望自己落後於別人,特別是一群人公開承諾想要達成目標的場合。所以當一個人在公眾承諾時有可能因為一時的興奮情緖,說出連自己也不相信能否達成的事情,結果就是當你冷靜下來後,才發現自己並沒有自信做到。而信心,始終扮演行動的關鍵角色。

確實,有些人因為喊出來而真的完成不可能的任務,但之間的因果關係還是很難判斷,因為有跟著喊而沒完成的人也很多。

強調一下,並不是說公眾承諾沒有效果,只是就跟人的個性一樣應該要有區別。有些人就是適合公眾承諾刺激自己,有些人硬要他喊出來只會得到反效果。我兩種都試過,現在了解自己比較喜歡把一些重要目標放在心中激勵自己。

相較於把目標連同時間、數字都明確地喊出來,我個人更在乎自己前進的「方向」是不是維持在正確的軌道上。因為我相信只要方向是正確的,接下來關鍵就在於持續前進的心態,只要方向保持正確,我相信有天就能走到。換句話說,我設定的目標不只是用來達成,幫助自己確定方向更重要。依我的經驗,有些成果後來甚至超過自己原先的目標。

結語

我常認為,財富雖然跟金錢有關,但如何累積財富也跟提升工作能力、個人成長有很大的關係,學會列清單這兩者就能同時達成。把待辦事項寫下來看似一件簡單的事,但裡面的學問可是學愈多發現愈需要精進才行,光是書就可以討論好幾本。這篇文章利用採訪後的機會分享我的清單還有實踐方法,希望你也能一同成長。

(1st image via Steven Zwerink)

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