想像一個場景:某天,你一早就進到到辦公室,計畫要好好準備一份重要的簡報,期待能在後天的會議中表現出色。但就在你剛開始製作簡報不久,主管突然來電,要你去處理一項緊急任務,而這任務竟然只是搜尋到一張網路圖片。
你想,這件事應該很快就能搞定,於是決定迅速處理。但在此之前,你下意識想先檢查 email,看看是否有其他緊急事項需要一併處理。結果真的發現了幾項急事,你便開始同時處理主管的緊急任務,還有信箱中的事務。
忙完這些後,你驚覺時間已經過了中午,而你的重要簡報卻幾乎沒有進展。
這種情況聽起來似曾相識嗎?相信不少人都經歷過。人們的注意力很容易被各種事務分散,導致無法完成原定的任務。更糟糕的是,很多人都沒有意識到這一點,常常沉浸在低價值的工作中,導致自己的職職發展缓慢,甚至陷入停滯。
如果你不想讓自己的人生或職涯停滯不前,就必須學會應對上述問題。關鍵在於,我們需要培養管理注意力的能力。
每個人的工作天,其實都充斥著高價值和沒那麼高價值的活動。
管理注意力,才能推動人生進展
阿曼莎.伊姆貝爾(Amantha Imber)是一名組織心理學家,也是澳洲知名的 podcast 主持人,她最近出版《成功人士的用時智慧》,一本教人時間管理的書,內容是來自她的 Podcast 節目 How I Work。在節目中她訪談上百位頂尖人士,了解經營工作跟人生的方法。這本書就是集結節目中的精華。
在書中,作者提出她得到的兩個結論:
一、高成就者管理工作天的方式確實不一樣。
二、無論你從事什麼職業,這些方法你都能學習並用以提升自己。
不過,頂尖人士與一般人在經營人生的方法有何不同呢?在閱讀完這本書後的理解是:頂尖人士更善於管理自己的注意力。
試想一下:時間跟注意力是否都屬於人一生有限的資源?它們的上限都受限於個人的壽命。人的壽命愈長,就擁有更多時間和注意力去打造人生。
但實際上,我們無法真的「管理」時間,比如加快、倒退或暫停時間;我們能做的,只是在有限的時間內,有效利用我們的注意力,以收穫更有價值的成果。例如,在早上的頭兩個小時內,如果你優先完成重要的工作項目,而非處理他人的緊急事項,那麼你就是在推動自己的工作進展,並在這兩小時內創造高價值;相反的,如果你先處理他人的任務,則是在推動他們的工作進展,而犧牲了自己創造價值的時間。
從整個人生的時間軸來看,若你沒有妥善管理自己的注意力,別人就會占用你的注意力來推動他們的人生進展。如此一來,你的人生便失去了自身的價值。
為了避免這種情況,頂尖人士更懂得管理自己的注意力,優先去做能推自己人生進展的事。如此,才能在有限的生命裡,擁有屬於自己精采的人生。
判斷你的核心價值,也就是對你而言過著充實的人生最重要的事物。
2個管理注意力的短期策略
書中有分享許多時間管理的策略,在此分成短期跟長期來說明,協助你在短期內快速學會管理注意力,在長期審視自己運用注意力的方式。
短期策略1:設定你一天的焦點
如果你有看過《生時間》這本書,就會對這項策略感到不陌生。作者正是訪談了該書的作者之一傑克.納普(Jake Knapp)而得知這項策略。
簡單說,在每天開始投入任何事務前,你都要問自己:「今天結束時,我希望完成的一件事是什麼?」
設定一天焦點的用意,就是讓你每天都主動去做一件自己重視、能推動進展的事情。若常年實踐,你在回顧過去時就會看見自己的人生進展。
提醒一下,雖然納普在訪談中是提到這件事最好是會花你60到90分鐘的事情,但他在《生時間》同樣也提到,這件事其實可以是任何事,不論是跟家人吃晚餐、跟孩子玩遊戲,或任何與野心無關的事情都可以。這項策略的重點,就是要你每天優先做一件自己重視的事。
短期策略2:抱持「最佳化邊際」原則來安排工作行程
我們都知道,人體不像機器,可以長時間運作還維持同樣的生產力。人在這一個小時很有生產力,可能在下一個小時大腦就已經脫力。
所以,當你安排每天的工作行程時,都要遵循「最佳化邊際」(optimising on the margin)這個經濟學原則。簡單說,就是了解你在特定任務的最佳執行時長,再來規劃你的工作行程。
好比,我可能早上只能專注連續寫作三個小時,一旦超過這個時長,我可能不僅沒有創造力,寫出的內容品質也可能下降。因此,在安排早上寫作時段方面,三個小時就是我的最佳執行時長。
而在結束這段寫作時間後,我可能就會休息,或處理一些較為輕鬆的文書工作,讓自己恢復注意力以便再次進行困難的任務。如此一來,我的工作進展就能持續推進。
這種管理注意力的方式,目的就是避免你強迫自己持續工作,導致重要工作的品質受損。此外,也能讓你在相應程度的注意力下,都能做好該做的事情。
2個管理注意力的長期策略
長期策略1:定期進行人生健檢
《逆思維》的作者亞當. 格蘭特(Adam Grant)常會收到以前學生的聯繫,問他關於生涯選擇的問題。因為這些學生一直在做著痛苦的工作,但由於已經投入了好多年在這份工作上,所以就覺得自己必須做下去。
為此,格蘭特就建議學生嘗試進行一年兩次的「人生健檢」,問自己:「我還想要這份工作嗎?」「我是否已經到了學習或人生高原期?」「公司的文化是否有害?」以此來幫助自己判斷去留。
在我看來,人生健檢的概念其實也能幫助我們定期審視,自己過去一段時間是否有把注意力放在重要的事情上。如果有,那就證明自己走在對的路上;如果沒有,也許就要回顧前面提到的三個短期策略,問自己是否沒有設定每日焦點,或是沒有依照「最佳化邊際」原則來安排工作。
反思,正是此書提到的一個重要課題。因為主動反思,你才能在忙碌的生活中抽身出來,檢視自己的人生進展。所以,你不妨也來設定一年兩次的人生健檢,每半年就回顧自己的工作方式。
長期策略2:定期檢視並移除反覆出現的惱人因子
作者訪談《上游思維》的作者丹.希思(Dan Heath)才得知,其實他曾經歷過惱人的小事折磨。這件小事你應該也被同感,就是同一條電腦充電線總是要不停地拿進拿出,有時候還會忘記帶出去。後來很長一段時間他才想到,只要多買一條充電線放在背包裡就能解決問題。
藉由這個生活小故事,作者是想提醒我們,長期惱人的事情最好要立即處理,因為它們會一直消耗你的注意力。在另一本書《秩序之上》,作者喬登.彼得森(Jordan Peterson)也曾告誡讀者,如果這件事還會讓你持續感到負面情緒,那就更加不容忽視,避免它在將來演變成更大的事。
所以,你也要定期去檢視目前人生一再出現的惱人事情,並且主動去消除它們。這樣,你才能維護自己的注意力,專注去做重要的事,推動自己的人生進展。
當事件和計畫馬上就要發生時,我們比較會察覺到潛在的問題,但事情如果在遙遠的未來,我們則比較不擔心。
結語:管理注意力,就是在管理人生進展
在《反時間管理》這篇心得中:不要等待「那一天」,而是要不後悔地過每一天,意思是行動力有時比管理時間還重要。而在《成功人士的用時智慧》這本書中,則是強調注意力管理的重要,兩者都不是藉由管理時間本身,來管理好時間。
而在閱讀這本書時,能深刻體會到一個關鍵觀念:成功人士的智慧並不僅僅在於時間管理,而更重要的是注意力管理。
從客觀角度來看,時間本身是無限的。但由於我們的壽命是有限的,因此我們會感覺到人生中時間的限制。然而,我們無法控制時間的流逝,唯一能控制的是如何運用我們的注意力,以確保人生持續向前發展,並收穫一個令人滿意的人生。
實現這一目標固然不易,但我們可以學習一些策略來保護和運用我們的注意力,確保我們有限的精力被投入到我們真正關心的事情上。
這些策略雖多,也需要時間來實踐。可是一旦能將這些策略應用到自己的生活中,你的能力將得以提升,你的人生也會因此而取得顯著的進展。